Sears关于公告和记录保存的要求主要是关于文件记录的保存以及部分必要张贴物。Sears对于文件记录的真实准确性的要求是非常严格的。
Sears验厂主要规定
“公告和记录保存”条款旨在敦促供应商和生产厂家向工人解释本计划，以及工人根据计划规定享有的全部权利。“公告和文件记录保存”条款包括以下主要规定：
所有Sears Holdings业务合作伙伴必须在工厂内的公众场所张贴翻译成当地文字的全球社会责任审核计划海报，并应工人的要求向工人提供相应的复本。
所有Sears Holdings业务合作伙伴必须向工人说明全球社会责任审核计划要求的规定，以及工人根据计划规定应享有的权利。
此外，Sears Holdings 供应商和生产厂家还必须遵守以下规定：
保存能够支持工厂开展达标工作的所有必要文件。
应Sears Holdings代表要求提供雇用工人记录。
允许Sears Holdings代表单独同工人面谈。
及时回复Sears Holdings代表有关全球社会责任审核计划执行情况的合理垂询。
遵守Sears Holdings规定的文件记录保存补充指导原则。
Sears验厂违规行为
工厂拒绝检查员进入厂内进行检查。
工厂拒绝向Sears Holdings代表或代理机构提供有关文件记录。
工厂故意在文件中记录不准确的信息。
工厂未在工作场所保存有关文件记录。
工厂有意遗漏文件记录（如工作合同、人事档案、工资记录和工作时间记录等）。
工厂未按法律规定在工作场所张贴有关公告。
工厂的有关经营许可证已过期。
Sears验厂良好管理实务
工厂保存了完整、记录准确的文件。
工厂允许Sears Holdings代表或代理机构进入厂内检查工人和工资记录，并同工人及管理层进行面谈。
工厂不打击工人回答检查员提问的积极性，不得指导工人如何回答检查员的提问。
工厂为检查员提供单独的场所，以方便工人同检查员进行面谈。
工厂在厂区内张贴法律规定的公告。
工厂在工厂内的公众场所张贴已翻译成当地语言的全球社会责任审核计划。
工厂向经理、主管和工人说明检查员有权同他们中的任何一员进行交谈，经理、主管和工人须以合作的态度回答检查员的提问。
工厂保存了Sears Holdings文件记录补充指导原则中列出的所有文件。
工厂为新雇用的管理人员和工人提供有关全球社会责任审核计划的培训，并定期在管理人员和工人中开展此类培训。